Una convención, una feria con estand propio, la cena anual de la plantilla o un evento con clientes invitados comparten una necesidad: saber quién está dentro y dónde puede estar.

Para eventos de cientos de personas, los sistemas con lector o con acreditación plastificada suelen ser más de lo que hace falta. Lo que se usa en pabellones, carpas, conciertos y recintos con aforo es mucho más simple: una pulsera que demuestra que quien la lleva ha pasado por el punto de control.

Para que eso funcione, la pulsera tiene que cumplir dos cosas: que no se pueda quitar y volver a poner, y que se vea de lejos. Las pulseras de control de acceso de papel Tyvek llevan un cierre adhesivo que se rompe al intentar abrirlo y se imprimen en colores vivos, así que el personal de seguridad distingue a simple vista a invitados, ponentes, organización o proveedores.

Algunas pautas que funcionan en eventos corporativos:

• Un color por perfil. Invitado, ponente, prensa, organización. Nada de listas en papel en cada puerta.
• Zonas con texto impreso. Si hay una sala VIP o una zona de catering restringida, se imprime en la pulsera.
• Numeradas cuando hay aforo. Permiten cuadrar cuántas personas han entrado por cada acceso.
• Pedido ajustado. Se pueden encargar desde 100 unidades y con prueba de diseño antes de imprimir, así que no hay que comprar miles para una jornada.

Es un gasto de céntimos por persona que ahorra colas en la entrada y discusiones en las puertas de las zonas restringidas.